Kelebek etkisi denince herkesin aklına matematikçi, meteorolog ve aynı zamanda Kaos Teorisi’ne katkıları olan Amerikalı Edward Norton Lorenz’in (1917 -2008) verdiği analoji örneği gelir;

Amazon Ormanları'nda bir kelebeğin kanat çırpması, ABD'de bir fırtınanın kopmasına neden olabilir.”

Kelebek etkisi, en basit tanımla, bir sistemin başlangıç verilerinde küçük değişiklikler yapıldığında öngörülemez ve büyük sonuçların doğabilmesi olarak tanımlanmaktadır.

Değişim, maliyetleri azaltmak, gelirleri iyileştirmek, problemleri çözmek, fırsatları değerlendirmek, iş ve stratejiyi düzenlemek veya kurum içindeki bilgi akışını kolaylaştırmak gibi, bir şekilde organizasyonu iyileştirme hedefi için yapılan çalışmalardır.

Şirketlerin kalıcı olması için geleceği öngörerek değişmeleri ve bu değişimleri sistematik bir yaklaşım ile yönetmeleri günümüz şartlarında bir şart haline gelmiştir. Bu nedenle değişimi iyi yönetemeyenler, kendilerini değiştirilmiş olarak bulurlar ya da yok olurlar.

Değişim yönetimi, kurum kültürünün değişen dünyayla uyumlu hale gelmesini sağlayarak, sürdürülebilir bir değer yaratmak yolundaki en büyük adımdır. Günümüzde geleceği öngörebilen, buna kendini hazırlamak için gerekli planlamaları yapan ve değişime ayak uyduran kuruluşlar hayatta kalabilmektedir.

Kuruluşlarda değişiklik ihtiyacı pek çok sebepten doğabilir. Örneğin;

  • misyon değişimleri,

  • strateji değişimleri,

  • uygunluk şartları olarak tanımlanan yasal ve diğer şartlardaki değişimler,

  • üretim hatları, makine/ekipman değişiklikleri,

  • yeni bilgi ve iletişim teknolojisi kullanılması,

  • kullanılan yazılımların değişimi, ya da yeni yazılımlar kullanılması,

  • operasyonların bazıları için dış kaynak kullanımı (taşere edilme),

  • ürün kalitesini etkileyen hammadde/malzeme değişimleri,

  • yöntem değişimi,

  • sürecin tamamen veya büyük ölçüde değiştirilmesi,

  • organizasyonel yapıdaki kritik ve köklü değişiklikler,

  • şirket yapısı değişiklileri-şirket evlilikleri gibi.

Değişiklik ihtiyacını tespit etmek ve yönetmek genel olarak şirket üst yönetimi ve süreç sahiplerindedir.

Tespit edilen değişikliğin iyi yönetilmesi ise kaliteyi, memnun müşteriyi, memnun çalışanı, güvenli çalışma ortamını, yasal gerekliliklere uyumu vb. beraberinde getirecektir.

Değişim Yönetimi, iş sonuçlarında önemli farklılıklar yaratacak girişimleri bir proje gibi yöneterek değişimin sonuçlarını ve süreçlere olan etkilerini tasarlayarak, uygulama sanatıdır.

Değişim yönetiminde, gerekli planlama ve faaliyetlerin seviyesi, kuruluşun büyüklüğü, süreçlerin karmaşıklığı ve değişimin potansiyel sonuçlarına bağlı olarak değişebilmekle birlikte, genel olarak aşağıdaki 7 adımın uygulanması faydalı olacaktır:

  1. Değişim İhtiyacının ve Amacının Belirlenmesi

  2. Değişim Planının yetki ve sorumluluklar, zaman, finansal ve diğer kaynakları içerecek şekilde Hazırlanması

  3. İletişim Planının kurum içindeki ilgili kişiler, müşteriler, tedarikçiler ve diğer tarafları da dikkate alarak Hazırlanması

  4. Risk/Fırsat Yönetimi yaklaşımı ile Değişimin Sonuçlarının ve Etkilerinin Planlanması (kalite yönetim sistemi, insan kaynağı, altyapı, ilgili taraflar vb.)

  5. Değişim süreci ve sonrası için ihtiyaç duyulan yetkinliklerin, Organizasyonel Değişikliklerin Planlanması

  6. Değişikliğin Uygulanması

  7. Gerçekleşen Değişikliğin planlanan şekilde yürütüldüğünün Kontrolünün Sağlanması ve Etkinliğinin Değerlendirilmesi (Bu adım değişikliğin uygulanma adımlarında da ayrıca yapılmalıdır.)

Yaşamımızı kökten değiştiren beden gücünden makinelere geçişi simgeleyen ilk sanayi devrimi olan Endüstri 1.0’dan, üretimin önemli bir bölümünün insansız teknolojiler ile gerçekleşmesini ifade eden Endüstri 5.0’a değişim de Kelebek Etkisi değil midir?