İletişimin etkili olabilmesi için en önemli sorulardan bir diğeri kiminle iletişim kurduğumuzdur. İletişim kurduğumuz kişi iletişimin şeklini belirler. Gelin aile içinden başlayarak bir düşünelim. Anne ve babamızla aynı şekilde mi iletişim kurarız ve kardeşlerimizin her biri ile iletişim biçimimiz aynı mıdır? Şu an hayır dediğinizi duyar gibiyim. Hepimiz, yaşamımız içindeki bireylerle iletişim kurarken farklı yolları dener, farklı kelimeleri seçer, farklı davranışlar sergileriz ve bunu hiç düşünmeden yaparız. Çok yakınımızda bulunan insanların özelliklerini ve ilgi alanlarını yaşamın içinde öğrenir ve ona göre bir davranış biçimi sergileriz. Aslında iletişimin ikinci kuralı olan mesajı karşımızdaki kişinin anlayacağı biçimde kodlamayı doğal olarak yerine getiririz.

Kodlama nedir? Kodlama bizim mesajı gönderme şeklimiz, seçtiğimiz kelimeler, kullandığımız beden dili ve tonlama gibi unsurlardır. Mesaj gönderen kişi mesajı kodlar ve gönderdiği kişi ise bu mesajı alırken kodu açar. Kodu açan kişinin o mesajı nasıl algılayacağı, gönderen kişinin nasıl kodladığına bağlıdır. İletişimde mesajı gönderen kişinin, mesajı alacak kişiyi tanıması oldukça önemlidir. Karşımızdaki kişinin hayatı algılama biçimi, alışkanlıkları, yetiştiği kültür, tutumları, inançları, değerleri ona ileteceğimiz mesajın biçimini ve içeriğini belirler. Bu sebeple iletişime başlamadan önce karşımızdaki kişinin kim olduğuna dikkat etmeli ve mesajımızı bu farkındalık içinde oluşturmalıyız. Kelimelerimiz, tonlamalarımız, beden dilimiz hepsi bir araya geldiğinde karşımızdaki kişinin mesajı nasıl algılayacağını ön görebilirsek, mesajı doğru anlaşılacak biçimde oluşturabiliriz.

İletişim sadece konuşmak değildir. Anlamak, anlatmak ve anlaşılmak üzerine kurulu bir süreçtir. Bir konuda bir konuşma yaptığımızda hiç beklemediğimiz bir tepki ile karşılaşıyorsak mesajı kodlarken neleri göz ardı ettiğimiz üzerine bir düşünmeliyiz. “Beni yanlış anladı” cümlesini hayatımız içinde mutlaka duymuş ya da kullanmışızdır. Yanlış anlaşılmak çoğu zaman iletişim süreci içerisinde bir yanlış yaptığımız anlamına gelir. Süreci yeniden gözden geçirmeli ve karşımızdaki kişinin bu durumu yanlış anlamasına sebebiyet veren unsuru bulmalıyız.

Peki, hiç tanımadığımız biri ile nasıl başlarız iletişime? Aslında ilk andan itibaren bir ortak alan arayışına gireriz. Nerelisin? Hangi takımı tutuyorsun? gibi sorular sorarız ya da kendimizi tanıtarak başlatırız süreci. Ortak alan, aynı dili konuşmaya başlamamız için bir adım olarak görülür. İletişimi, daha sıcak ve samimi kılabilir. Mesajı alan kişinin, mesajı ileten kişi hakkında bir algı oluşturmasına da olanak sağlar. 

Kitle iletişiminde ise kamuoyu araştırmaları devreye gider. İletilecek mesaj kurgulanmadan önce hangi hedef kitleye seslenilecekse o hedef kitlenin özellikleri, algısı, tutumu, inançları dikkate alınarak mesaj kurgulanır.  

Birey veya kurum, mesajı ileten kim olursa olsun, mesajı alan kişiyi dikkate aldığı sürece iletişimde etkin ve verimli olacaktır. Çocuğumuz, söylediklerimize aşırı tepki mi veriyor? Eşimiz, bizi anlamıyor mu? Birlikte çalıştığımız kişilerle iletişim kurmakta  zorlanıyor muyuz? Hemen iletişim biçimimizi karşımızdaki bireyi göz önüne alarak yeniden değerlendirelim. Belki küçük bir farkındalıkla mesajımızı daha etkili şekilde yeniden kurgulamanın bir yolunu bulabiliriz.