Neslihan Karota'nın 21 Nisan 2022 tarihli Yenigün Gazetesi'ndeki köşe yazısıdır.

Gerek iş hayatımızda ve gerekse de özel hayatta birçok problem ile karşı karşıya kalıyoruz; peki, onları ne kadar iyi tanıyoruz? Bizim bildiğimiz, gördüğümüz problem ile gerçekte olan problem her zaman aynı mı, bunu bilmemin tek yolu problemleri en iyi şekilde tanımlamaktan geçiyor.

Hayatın her alanında herkesin en kolay yaptığı şeydir problemlerden bahsetmek; telefonum düzgün çalışmıyor, kızım yemek yemiyor, aracım çok yakıt yakıyor, bu sene verimli geçmedi, yeterli karı elde edemedik, verimliliğimiz çok düşük, süreçlerimiz çok karmaşık…

Problemler saymakla bitmez. Peki, bu problemleri ne kadar iyi tanıyoruz? İnsanları tanımadan, onlarla ilgili her düşünce önyargı olarak tanımlandığı gibi, problemleri de tanımadan çözümlerle ilgili fikir yürütmek problem çözümüne önyargı ile başlamak demektir. Önyargı ile başlayan her yol sonunda ya çıkmaz sokağa rastlar ya da hedefe ulaşılamadığı için rotanın değiştirilmesi gerekir. Özellikle işletmelerde problem çözümü esnasında çıkmaz sokaklara ya da rotanın değiştirilmesine tolerans pek yoktur. O yüzden problem çözmeye daha başlamadan gidilecek rota iyi belirlenmelidir. Bu rotayı belirlemek için de problemi net ve anlaşılır bir şekilde tanımlamak ile başlanmalıdır.

Problemi tanımlamak için birçok yöntem olmakla beraber en yaygın ve etkili olanlardan birisi de “5N1K” Yöntemidir. 5N1K Yöntemi; problemlere N ve K ile başlayan sorular sorarak tanımlamaya yol göstermektedir.

·        Ne? – Problem ne?

·        Nerede? – Problem nerede gerçekleşti veya oluştu?

·        Ne zaman? – Problem ne zaman veya hangi periyotlarda gerçekleşiyor?

·        Neden? – Problem neden gerçekleşti?

·        Nasıl? – Problem nasıl oluştu ya da hangi yöntemlerle gerçekleşti?

·        Kim? – Problemden kim etkilendi ya da problem kimden kaynaklandı?

Bu sorular problemi tanımlamaya yardımcı olmanın yanında aynı zamanda problemi analiz etmek ve çözümlemek için de iyi bir başlangıç olmuş oluyor. Başlamak bitirmenin yarısı dedikleri gibi 5N1K ile problemi tanımlamak çözmenin yarısı etmektedir.

Problemleri tam anlamıyla tanımlamadan çözmeye çalışıldığında ya başarısız olunmaktadır ya da çözüldüğü sanılmaktadır. Bu durumda başarısız olmak çözüldüğü sanılmasından çok daha iyidir. Çünkü başarısız olursanız problemi çözmek için yeniden çabalayabilirsiniz ancak problemi çözdüğümüzü sandığımızda umulmadık bir anda o problem tekrar karşımıza çıkacaktır. Lastiğine çivi giren araca, o çiviyi çıkarıp lastiği tamir ettirmeden sürekli hava basarak yola devam edersek, bir gün yolda kalmamız kaçınılmazdır. Problemlerin tekrar karşımıza çıkmaması için kök neden analizi yaparak problemin kaynağını çözmek gerekir. Lastikteki çiviyi çıkarıp lastiği tamir ederek yola devam etmek ve tekrar yolda kalmamak için araca binmeden önce her zaman dört tekeri gözle kontrol etmek gerekir.

Gerek özel hayatımızda gerekse iş hayatımızda problemlerimizi net bir şekilde tanımlayıp adım adım kök neden analizleri ile kaynağından çözersek; daha sağlıklı, daha kaliteli, daha başarılı ve daha verimli bir şekilde yolumuza devam ederiz. Problemlere her önyargı ile yaklaşmamız amacımıza giden yoldan sapmalara neden olacaktır. Problemi çözmenin en önemli adımının onu net ve anlaşılır bir şekilde tanımlama olduğunu unutmamak gerekir.